Dropbox Business es una de las
maneras más rápidas y sencillas de transferir archivos a cualquier persona y en
cualquier momento. No hay restricciones de tipos de archivo, requisitos de
sistema operativo ni límites de tamaño. Incluso los destinatarios que no
utilizan Dropbox pueden descargar el archivo instantáneamente, sin necesidad de
inicios de sesión o instalaciones. Transferir el documento de Word más pequeño
es tan sencillo como enviar varios gigabytes de vídeo en alta definición: basta
con enviar un enlace.
Responsables de efectuar la
transferencia La responsabilidad de la realización de la transferencia recae en
las personas encargadas de los archivos de gestión o de oficina de las
distintas unidades y servicios de la Universidad de Córdoba, bajo el control y
supervisión del jefe de las mismas, siguiendo las indicaciones establecidas en
el presente procedimiento.
¿Qué documentos se han de transferir? Se han
de transferir los documentos de archivo, entendiendo por tales todos los
documentos originales, sea cual sea su soporte, que constituyan un testimonio
de las funciones y actividades que la unidad o servicio tienen encomendadas.
Por lo tanto, no se transferirán al Archivo General, pudiendo ser eliminadas,
las copias (siempre que se tenga constancia de la existencia del original), las
reproducciones y los borradores de documentos, así como los documentos que
contengan datos que ya se recojan en documentos recopilatorios. 3. Operaciones
previas a la transferencia
https://www.ilovepdf.com/es/word_a_pdf
3.1. Revisión La primera labor debe ser la
revisión de todos los documentos que se vayan a transferir para conseguir los
siguientes objetivos:
● comprobar que los expedientes
estén debidamente organizados y ordenados, según el sistema de ordenación que
corresponda a cada tipo de expedientes;
● comprobar que cada expediente esté completo
y no falte ningún documento;
● eliminar duplicados, siempre y
cuando se conserven los originales;
● eliminar las grapas, clips metálicos,
gomas elásticas y todos aquellos elementos que sean perjudiciales para la
conservación del papel, así como las fundas de plástico, clasificadores, etc.
3.2. Ordenación en cajas Los documentos, una vez revisados, se introducirán en
cajas de cartón de archivo definitivo de formato normalizado (tamaño DIN A4),
teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
● el número de documentos que se introduzca en
cada caja dependerá de su grosor, procurando que no quede ni excesivamente
llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni demasiado vacía, lo que
favorecería la deformación de los documentos;
● debe procurarse que un
expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si esto ocurre se solucionará
con una adecuada señalización (p.e.: Expediente X, vol. I – Expediente X, vol.
II);
● cada una de las cajas llevará un número
correlativo en el lomo bajo claramente visible, que será el que permita
identificarlas y que se consignará e ○ Responsable de la transferencia: Nombre
y apellidos de la persona de la unidad que se responsabiliza y ejecuta la
transferencia. ○ Teléfono y correo electrónico de la persona de la unidad que
se responsabiliza y ejecuta la transferencia.
● Datos de los documentos que se
solicita transferir: ○ Serie documental: Denominación del tipo de documentos
que se solicita transferir (Expedientes de personal, expedientes de
contratación, etc.). ○ Fechas extremas: Indica los años que abarcan los
documentos que se solicita transferir (formato: AAAA/AAAA). ○ Nº de unidades de
instalación: Indica el número total de cajas de archivo definitivo que forman
el conjunto de la transferencia que se solicita realizar.
● Observaciones que se crea oportuno incluir.
Después de haber cumplimentado el Impreso de previsión de transferencia de
documentos, según las instrucciones antedichas, se remitirá este por correo
electrónico al Archivo General (archivo@uco.es). El Archivo General, a la vista
del Impreso de previsión de transferencia de documentos, se pondrá en contacto
con el responsable de efectuar la transferencia para establecer la fecha de
realización de la misma y para recordarle, en caso necesario, las operaciones
previas a la transferencia, descritas en el punto 3 de este procedimiento, así
como los pasos a seguir a partir de este momento.
B) Cumplimentar y tramitar el formulario de
Relación de entrega de documentos El formulario de Relación de entrega de
documentos se cumplimentará según las siguientes indicaciones: A rellenar por
la unidad remitente:
● Datos de la transferencia: ○ Fecha de remisión:
Fecha en que se cumplimenta el formulario y se remite al Archivo General
(formato DD/MM/AAAA). ○ Volumen: Indica el número total de cajas de archivo
definitivo que integran la transferencia. ○ Nº de hojas: Número total de hojas
del formulario de Relación de entrega que se envía.
https://smallpdf.com/es/word-a-pdf
● Datos de la unidad remitente: ○
Unidad o Servicio remitente: Denominación de la unidad o servicio que
transfiere los documentos. ○ Responsable de la transferencia: Nombre y
apellidos de la persona de la unidad que se responsabiliza y ejecuta la
transferencia. ○ Teléfono y correo electrónico del responsable de la
transferencia.
● Datos de los documentos que se transfieren:
○ Serie documental: Denominación del tipo de documentos que se transfieren y
que coincide con la indicada en el Impreso de previsión de transferencia de
documentos. ○ Nº: Número correlativo dado por la unidad remitente a cada una de
las cajas que componen la transferencia, comenzando cada una de ellas por el
número 1. ○ Contenido: Descripción somera del contenido de cada una de las
cajas que se transfieren. ○ Años: Fechas extremas de los documentos, anotando
las dos últimas cifras del primer y del último expediente incluidos en la caja
de que se trate (formato AA/AA). En caso de necesitar más espacio, se deberán
insertar tantas filas como sea preciso hasta completar la descripción de todas
las cajas de documentos que se transfieran.
● Observaciones que se crea oportuno incluir.
● Firma del Jefe de la Unidad o
Servicio remitente y sello de la misma. A rellenar por el Archivo General
(espacios sombreados):
● Número: Recoge el número de
orden correspondiente a esa transferencia en relación con el total de
transferencias recibidas en el Archivo General desde el inicio de su actuación
normalizada.
● Fecha de recepción: Fecha en la
que se recibe la transferencia en el Archivo General.
● Signatura: Número que
corresponde a la ubicación física de cada caja de documentos en el depósito del
Archivo General.
● Firma y sello del Archivo Una
vez cumplimentado el formulario de Relación de entrega de documentos, se
enviará por correo electrónico al Archivo General (archivo@uco.es), donde se
revisará la corrección de los datos consignados. C) Coordinar el traslado
físico de los documentos En la fecha acordada para la realización de la
transferencia, se remitirán al Archivo General las cajas de documentos:
● cuando procedan del edificio de
Rectorado, por el personal de la conserjería y
● cuando procedan de otras
ubicaciones distintas de la anterior, a través del correo interno o de empresas
externas, a criterio del coordinador de equipo del Rectorado.
5. Tratamiento documental en el Archivo
General En el Archivo General, al recibir la transferencia, se realizará el
cotejo de la Relación de entrega de documentos con el contenido de las cajas y
se procederá a inventariar, tejuelar e instalar en el depósito los documentos
ingresados. Una vez hecho esto, se completará el formulario de Relación de
entrega de documentos con los campos reservados al Archivo General y se
imprimirán dos ejemplares del mismo. Ambos ejemplares se enviarán a la persona
responsable de la transferencia para que los firme y selle el jefe de la unidad
correspondiente, devuelva uno al Archivo General y conserve el otro como
instrumento de control y de cara a solicitar futuras consultas o préstamos de
esos documentos.
.
https://www.freepdfconvert.com/es
No hay comentarios:
Publicar un comentario